Hoe Stichting Pantein meer grip kreeg op HR-processen met procesmanagement

Hoe krijg je meer grip op HR-processen binnen een organisatie? Stichting Pantein ging samen met Habeo+ aan de slag met procesmanagement en werkte tijdens een praktische tweedaagse maatwerktraining direct aan eigen processen. Dat resulteerde in meer structuur, duidelijke verantwoordelijkheden en concrete procesverbeteringen.

De uitdaging: meer structuur en grip op HR-processen

Stichting Pantein zocht meer grip op HR-processen: heldere verantwoordelijkheden, minder ad-hoc oplossingen en een werkbare methode om processen structureel te verbeteren. Het doel van de tweedaagse maatwerktraining was medewerkers proces denken bijbrengen, concrete procesbeschrijvingen maken binnen hun eigen context en gezamenlijke afspraken formuleren voor opvolging, beheer en borging.

Op basis daarvan heeft Habeo+ een programma gemaakt waarin theorie en praktijk hand in hand gingen. Iedere medewerker bracht een proces in waarop stapsgewijs gedurende de dagen en tussen de bijeenkomsten in aan gewerkt is. 

Van onboardingproces naar concrete procesverbetering

Een van de tastbare resultaten van de twee dagen was het onboardingproces. Voorheen was dit proces onoverzichtelijk; tijdens de training werkte de groep onder begeleiding van de docent toe naar een helder, werkbaar en visueel overzichtelijk proces.

Een tastbaar resultaat van de twee dagen was het onboardingproces: waar het voorheen onoverzichtelijk was, heeft de groep onder begeleiding van de docent een logisch, visueel en werkbaar proces gemaakt met duidelijke stappen en gekoppelde werkinstructies. Er zijn al concrete werkinhoudelijke stappen gezet en duidelijkheid over wat nog uitgewerkt moet worden richting instructies en systeeminrichting. 

Belangrijker nog, Dirk merkte op dat de contacten met andere afdelingen nu concreter en effectiever worden ingezet: stakeholders worden actief betrokken bij het uitwerken en valideren van processen, waardoor afhankelijkheden inzichtelijk worden en opvolging bespreekbaar is. Dat vergroot vertrouwen en maakt het makkelijker om wanneer nodig escalatie of afstemming met andere teams te organiseren.

Docent Marise Khemissie benadrukte dat dit resultaat vooral kwam door de actieve houding en betrokkenheid van de groep: twee hele actieve dagen met kritische vragen en gezamenlijke opbouw van workflows leidden rechtstreeks tot het overzichtelijke ontwerp. Marise benadrukte ook dat tijdens de training expliciet aandacht was voor afronding en toekomstafspraken, zodat de gemaakte processen niet blijven liggen maar worden ingebed in teamafspraken en beheersstructuren.

Wat de training Stichting Pantein opleverde

De training bracht direct toepasbare structuur en opvolging: “bijvoorbeeld het onboardingsproces is teruggebracht naar iets met structuur,” zoals Dirk stelde, en waar men bijvoorbeeld eerst dacht “hoe ga ik dat hele grote proces nu in kaart brengen?”, is nu een helder opgebouwd proces met  flowchart en gekoppelde werkinstructies. Dit heeft geleid tot concrete werkinhoudelijke stappen richting andere afdelingen, snellere besluitvorming en betere betrokkenheid van stakeholders. Samen resulteert dit in kortere doorlooptijden, heldere eigenaarschappen en een werkbare PDCA-aanpak voor borging en verdere verbetering.

De samenwerking met Habeo+ ervaren als co-creatief en praktisch

De samenwerking werd als zeer positief ervaren: heldere, behapbare voorbereiding, ruim baan voor medewerker input en een open, co‑creatieve aanpak. De aanwezigheid van leidinggevende tijdens de sessies versterkte besluitvorming en eigenaarschap ter plekke. Dirk noemde expliciet de goede afstemming met betrokken collega’s in de voorbereiding waardeerde de openheid waarmee tijdens het traject samen keuzes zijn gemaakt.

Een praktische maatwerktraining procesmanagement

Opdrachtgever Dirk van Lin, Hoofd HRM Support & Capaciteit bij Pantein Zorggroep prees de zorgvuldige voorbereiding en de ruimte voor eigen inbreng: de co-creatieve opzet maakte dat het traject niet top‑down voelde, maar echt gedragen werd door het team. Deelnemers waardeerden de training als praktisch, interactief en direct toepasbaar. De docent werd hoog gewaardeerd  en de training zelf kreeg een gemiddelde 8,1; deelnemers noemden enthousiasme, helderheid en een goede balans tussen theorie en praktijk als belangrijke krachten.

Benieuwd wat een maatwerktraject voor jouw organisatie kan betekenen? Samen ontwikkelen we een programma dat aansluit op jullie uitdagingen, doelen en dagelijkse praktijk. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek via info@habeoplus.nl of 088 - 909 80 00. We denken graag met je mee.